¿COMO OPTIMIZAR EL TIEMPO EN LA OFICINA?

Muchos profesionales creen que trabajar más es sinónimo de hacerlo mejor; sin embargo, buenos resultados no siempre tienen que ver con la cantidad de tiempo destinado.

A veces es más importante la manera en que se haga, la eficiencia que se tenga, y por cierto, la organización con la que se cuenta para llevar a cabo una tarea.

Si la palabra "optimizar" no está en su vocabulario, y las horas pasan pero sus tareas no avanzan, es tiempo de que aprenda a organizar su día. Acá le damos algunas pautas que pueden ayudarle a lograrlo.

Ahora, si el caso es más complejo y realmente siente que el tiempo no le alcanza por tantas obligaciones, ya es tiempo de que lo converse con sus superiores y busque una alternativa al problema. Muchas veces las personas tienden a callar por miedo a que nos crean que son capaces, sin embargo, es mejor demostrar el interés por hacer las cosas bien y la preocupación por no poder cumplir.

1. Limpie y ordene

La organización u empresa tiene directa relación con saber optimizar los tiempos, en otras palabras, conocer cuáles son las prioridades y saber cómo abordar las tareas. Por esto es que una primera medida será el orden.

Comience ordenando su escritorio, archivando esa pila de hojas que tiene hace meses estancadas sobre éste.

También, es aconsejable limpiar su computador y crear carpetas con categorías simples que le ayuden a encontrar más rápidamente lo que necesita.

2. Pies en la tierra

Al momento de dividir tareas y asignar un tiempo determinado para cada una de ellas, deberá tenerse en cuenta la factibilidad de que ésta pueda terminarse en el tiempo estipulado. Es mejor hacer una cosa bien y terminarla, que comenzar cinco y no concluir ninguna, por tanto hay que ser realistas al momento de repartir las labores de la semana o del día. Otra opción es reducir el tiempo que le destinamos a cada tarea o dejar menos responsabilidades para aquella jornada en que tenemos más actividades u obligaciones.

3. Lápiz y papel

Cada día es diferente y por supuesto hay una tarea nueva por hacer, más aún, muchas veces no alcanza a terminar todo en una jornada, por lo que se suman las tareas pendientes y las que estaban programadas para el lunes se terminan haciendo el viernes. Para evitar este tipo de situaciones, resulta fundamental que cuente con una agenda en la que pueda designar las tareas y distribuir los días de la semana, comenzando siempre por lo más urgente.

4. Pedir ayuda

Si ya ha intentado organizar su día y dividir las tareas, pero aún así le resulta imposible terminar con todo lo presupuestado, es hora de que le pida ayuda a su equipo o que simplemente delegue responsabilidades, lo que no significa librarse de éstas sino compartirlas con la finalidad de lograr un buen resultado. "Las empresas valoran mucho que sus trabajadores sean capaz de gestionar bien el tiempo, que cumplan con sus obligaciones y se muestren comprometidos por su productividad y la de la empresa".

5. Evitar desconcentración

A veces no comprendemos por qué el día se pasa volando y no alcanzamos a hacer todo lo presupuestado, esto muchas veces tiene que ver con que no priorizamos ni organizamos correctamente la jornada.

El principal enemigo en este sentido son los distractores que no tienen que ver con lo laboral, revisar el banco o leer mails personales, por ejemplo.

Este tipo de cosas y distracciones ocasionales deberían dejarse para el final del día o para cuando tenga tiempo libre.

6. Saber detenerse

En ciertas ocasiones intentamos avanzar en distintas tareas que nos toman mucho tiempo porque nos bloqueamos y no sabemos cómo comenzar, en este caso lo mejor es dejarla stand by y continuar con las actividades que están programadas para el resto del día. Cuando algo no sale de manera fluida, es mejor detenerse y retomarlo más tarde, ya que de lo contrario, si trata de forzarlo, se arriesgará a hacerlo de manera incorrecta.